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基金会制度

中国华文教育基金会档案管理办法

2018年03月15日

  中国华文教育基金会档案管理办法

  第一章 总 则

  第一条 为规范中国华文教育基金会(以下简称“本基金会”)档案管理工作,根据本基金会章程,制订本办法。

  第二条 本基金会的档案是指:

  1.上级业务主管部门及上级登记主管机关下发的文件资料;

  2.向上级业务主管部门的请示、报告以及上级业务主管部门的批复、指示;

  3.本基金会项目的有关档案,包括:项目立项的请示、批复;项目实施的具体方案;项目预算报告、决算报告;项目实施的相关文件,如邀请函、新闻通稿、新闻报道、影象资料、活动日程、来宾名单、领导讲话稿等;项目检查报告、项目整改书;对捐款人反馈的资金使用情况报告等;

  4.本基金会的有关财务档案,包括:历年的财务凭证、银行账、现金账、明细账、总账;历年的季度、年度会计报表、年度审计报告、报民政部年度工作报告;有关国税、地税申报材料;银行与单位办理有关业务的合同、协议等;基金会社工参加社会保险个人档案及有关文件;有关基金会财务资金的申请、报批、执行情况的文件;历年本基金会的捐赠协议、捐赠发票及银钱收据;

  5.本基金会各种会议的记录、纪要、决议;

  6.本基金会包括各部门的工作计划、总结、汇报材料;

  7.本基金会对外发表的领导讲话稿、新闻通稿等;

  8.本基金会有关人事档案;

  9.其他需要归档的文件、资料。

  第二章 档案的归档和保管

  第三条 上述档案材料按类别分部门归档,由办公室集中保管。项目部负责项目有关文件资料的归档;财务部门负责有关财务文件资料的归档;党中央、国务院、国务院侨办文件资料,以本基金会、基金会秘书处名义发出的各类文件以及其他需要归档的文件资料由办公室负责归档。

  第四条 各部门要对所归档文件分门别类建档、编号,设立检索目录,置于档案夹的首页。

  第五条 文件归档必须遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的历史联系,区分不同价值,便于保管和利用。

  文件资料归档具体要求如下:

  (一)分类科学,标准一致

  根据本基金会实际情况,一般采用部门—年度—问题进行分类。

  1.归档文件依据主题、内容分别建立案卷,具体分类参照本办法第三条。

  2.各部门档案按年度进行归档,不同年度的文件一般不得放在一起归档,但跨年度的请示、批复,放在复文年归档;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在项目的第一年归档;跨年度的总结放在项目的最后一年归档;跨年度的会议文件放在会议开幕年归档;跨年度实施的重要项目资料以项目为首要关键字,年度为次要关键字归档。

  (二)文件归档具体质量要求

  1.归档文件排列有序

  归档文件排列要条理清楚,保持文件的自然联系和历史联系,一般可按文件产生的时间和重要程度进行排列。

  有关同一问题的文件,按文件日期先后顺序排列;会议文件按重要程度结合形成的时间顺序排列;一个文件印稿在前,定稿在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后。

  2.归档文件编目规范清楚

  归档文件顺序确定,应按排列顺序,依次编写页号或件号,并编定归档文件目录,具体如下:

  (1)顺序号 :以卷内文件排列先后顺序填写序号,亦即件号,正件与附件填写一个顺序号。

  (2)文号:填写文件制发机关的发文字号。

  (3)作者:填写制发文件的机关和部门。

  (4)标题:一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的,可自拟标题;简报、信息应写上主要标题。

  (5)日期:填写文件的制发日期。没有日期的文件应考证清楚后填写。

  (6)页号:填写卷内文件所在之页的编号。

  (7)备注:填写密级。

  3.档案归档整齐结实,用统一文件夹保存。

  4.档案案卷封面

  档案案卷封面要全面确切地提示卷内文件的主要内容和成份,标明各卷内文件的件数、张数和年度,填写卷号。

  封面要用签字笔或钢笔逐项注明,文字要通顺、简明确切,字迹要工整、清晰。

  第六条 逐步建立完善电子归档制度。

  第三章 档案的借阅

  第七条 基金会内部借阅档案材料要有登记,用完及时归还。借阅重要档案如财务文件资料、带有密级的文件、重要会议的记录等,需经秘书处领导审批,当日归还,不得私自复印。

  第八条 上级业务主管部门调阅本基金会的档案材料,有关部门应开具调阅函,并经本基金会秘书长同意。档案原则上不允许复印,如需复印,需经秘书长审批。

  第四章 档案的整理和销毁

  第九条 各类档案每年整理一次;项目档案在项目实施结束后,应及时归档,装订造册,交办公室保存。

  第十条 失效档案需要销毁,应由管理人提出申请,报秘书长批准。

  本办法自公布之日起实施。